Номенклатура справ

МАНЕВИЦЬКА РАЙОННА РАДА

ЗАТВЕРДЖЕНО

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

на 2014 рік

Голова районної ради

№03.29

П.Р.Зінчук

 

 

Індекси справ

Найменування структурного підрозділу напряму діяльності. Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ

Строки зберігання справи, номенклатура статей за переліком

Примітка

 

1. Документи ради

 

01.01.

Протоколи сесій районної ради

 

Постійно, ст. 7а

 

 

01.02.

Розпорядження голови районної ради по основній діяльності

 

Постійно,
ст. 16а

 

 

01.03.

Розпорядження голови районної ради з кадрових питань (особового складу)

 

75 років,

ст. 16б

 

 

01.04.

Розпорядження голови районної ради про щорічні оплачувані відпустки та відпустки у зв’язку з навчанням

 

5 років,

ст. 16б

 

 

01.05.

Розпорядження голови районної ради про короткострокові відрядження, стягнення

 

5 років,

ст. 16б

 

 

 

01.06.

Розпорядження голови районної ради про нагородження Почесною грамотою районної ради

 

Постійно,
ст. 16а

 

 

 

01.07.

Протоколи засідань президії районної ради

 

Постійно,

ст. 14а

 

 

01.08.

Журнал реєстрації рішень районної ради

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

01.09.

Журнал реєстрації розпоряджень голови районної ради по основній діяльності

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

01.10.

Журнал реєстрації розпоряджень голови районної ради з кадрових питань (особового складу)

 

75 років,

ст. 121б

 

 

01.11.

Журнал реєстрації розпоряджень голови районної ради  про щорічні оплачувані відпустки та відпустки у зв’язку з навчанням

 

5 років,

ст. 121б

 

 

01.12.

Журнал реєстрації розпоряджень голови районної ради  про короткострокові відрядження, стягнення

 

5 років,

ст. 121б

 

 

01.13.

Журнал реєстрації розпоряджень голови районної ради  про нагородження Почесною грамотою районної ради

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

             

 

2. Документи постійних комісій районної ради

02.01.

Документи (протоколи, рішення, інформації) постійної комісії з питань бюджету, фінансів та використання майна спільної власності територіальних громад сіл і селищ району

 

Постійно,
ст. 14а

 

 

02.02.

Документи (протоколи, рішення, інформації) постійної комісії з питань сільськогосподарського виробництва, земельних відносин, лісової галузі, екології, використання  природних ресурсів та соціального розвитку села

 

Постійно,
ст. 14а

 

 

02.03.

Документи (протоколи, рішення, інформації) постійної комісії з питань промисловості, будівництва, житлово-комунального господарства, транспорту, зв'язку та розвитку підприємництва

 

Постійно,
ст. 14а

 

 

02.04.

Документи (протоколи, рішення, інформації) постійної комісії з питань сприяння виконанню самоврядних функцій сільськими і селищними радами та депутатської діяльності

 

Постійно,
ст. 14а

 

 

02.05.

Документи (протоколи, рішення, інформації) постійної комісії з питань освіти, культури, сім’ї, молоді, спорту та зв’язків із засобами масової інформації

 

Постійно,
ст. 14а

 

 

02.06.

Документи (протоколи, рішення, інформації) постійної комісії з питань охорони здоров’я, соціального захисту та з питань, пов’язаних з ліквідацією наслідків Чорнобильської катастрофи

 

Постійно,
ст. 14а

 

 

02.07.

Документи (протоколи, рішення, інформації) постійної комісії з питань законності, правопорядку, благоустрою, торговельного і побутового обслуговування

 

Постійно,
ст. 14а

 

 

02.08.

Документи (протоколи, рішення, інформації) постійної комісії з питань міжнародного співробітництва, зовнішньоекономічних зв’язків, інвестицій та туризму

 

Постійно,
ст. 14а

 

 

02.09.

Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань бюджету, фінансів та використання майна спільної власності територіальних громад сіл і селищ району

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

02.10.

Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань сільськогосподарського виробництва, земельних відносин, лісової галузі, екології, використання  природних ресурсів та соціального розвитку села

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

02.11.

Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань промисловості, будівництва, житлово-комунального господарства, транспорту, зв'язку та розвитку підприємництва

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

02.12.

Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань сприяння виконанню самоврядних функцій сільськими і селищними радами та депутатської діяльності

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

02.13.

Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань освіти, культури, сім’ї, молоді, спорту та зв’язків із засобами масової інформації

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

02.14.

Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань охорони здоров’я, соціального захисту та з питань, пов’язаних з ліквідацією наслідків Чорнобильської катастрофи

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

02.15.

Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань законності, правопорядку, благоустрою, торговельного і побутового обслуговування

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

02.16.

Журнал реєстрації рішень постійної комісії з питань міжнародного співробітництва, зовнішньоекономічних зв’язків, інвестицій та туризму

 

Постійно,

ст. 121а

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Документи виконавчого апарату районної ради

ЗАГАЛЬНИЙ ВІДДІЛ

03.01.

Закони України, постанови Верховної Ради України та її комітетів, Укази, розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України

 

Доки не мине потреба,

ст. 1б, 2б, 3б

 

03.02.

Рішення обласної ради

 

Доки не мине потреба, 7б

 

03.03.

Розпорядження голови обласної ради

 

Доки не мине потреба, ст. 3б

 

03.04.

Листування з обласною радою, її президією та комісіями

 

5 років ЕПК,  ст. 22

 

03.05.

Реєстраційний журнал вхідної документації

 

3 роки,

ст. 122

 

03.06.

Реєстраційний журнал вхідної кореспонденції, рішень, розпоряджень обласної ради

 

3 роки,

ст. 122

 

03.07.

Реєстраційний журнал вихідної кореспонденції

 

3 роки,

ст. 122

 

03.08.

Ре­є­с­т­ра­цій­ний жу­р­на­л телеграм, теле­фо­но­г­рам, факсограм, електронних повідомлень

 

1 рік, ст. 126

 

03.09.

Розпорядження обласної та районної державних адміністрацій

 

Доки не мине потреба, ст. 3б

 

03.10.

Контрольна картотека

 

3 роки, ст. 123

 

03.11.

Депутатські запити і звернення та документи з їх виконання

 

5 років ЕПК,  ст. 8

 

03.12.

Листування з органами державної влади (Кабінет Міністрів України, Верховна Рада України, народні депутати України)

 

5 років ЕПК,  ст. 22

 

 

03.13.

Листування з обласною державною адміністрацією, її відділами, управліннями, комітетами та обласними установами

 

5 років ЕПК,  ст. 22

 

 

 

03.14.

Листування з районною державною адміністрацією, її відділами, управліннями, районними установами та організаціями

 

5 років ЕПК,  ст. 22

 

 

03.15

Листування з селищними, сільськими радами та їх виконкомами

 

5 років ЕПК,  ст. 22

 

 

 

03.16.

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями з питань бюджетної політики (бюджетні запити)

 

3 роки, ст. 228

 

 

03.17

Листування з питань фінансів, цін, податків, праці, трудових ресурсів

 

5 років, ст. 220, 171, 288, 360

Ли­с­ту­ван­ня про фінан­су­ван­ня за­кор­дон­них від­ря­джень – 10 р

03.18.

Листування з питань приватизації  комунального, державного майна та житла, оренди, відчуження, списання майна спільної власності територіальних громад сіл і селищ району

 

5 років ЕПК,

ст. 1056, 1210

 

03.19.

Листування  з питань роботи промислових підприємств, транспорту, зв'язку, з питань будівництва і архітектури, житлово-комунального господарства, будівництва  автошляхів, безпеки дорожнього руху

 

5 років ЕПК,

ст. 1062, 1063, 1096, 1134, 1403, 1470, 1621, 1889

 

03.20.

Листування з питань земельних відносин, природних ресурсів, водопостачання та меліорації, розвитку агропромислового комплексу

 

5 років ЕПК,

ст. 2131

 

03.21.

Листування з питань екології, охорони довкілля, боротьби із стихійним лихом та з питань лісової галузі

 

5 років ЕПК,

ст. 2071

 

03.22.

Листування з питань торгівлі, громадського харчування, побутового обслуговування населення

 

5 років ЕК

 

03.23.

Листування з питань культури, освіти, релігії, фізкультури і спорту, охорони здоров'я та соціального захисту

 

5 років, ст. 624, 732, 694

 

03.24.

Листування з органами державної влади та місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами та організаціями щодо захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи

 

10 років ЕПК, ст. 2101

 

 

03.25.

Листування з районними радами та райдержадміністраціями

 

5 років ЕПК, ст. 22

 

 

03.26.

Листування щодо участі у всеукраїнських та міжнародних конкурсах проектів розвитку місцевого самоврядування

 

5 років ЕК

 

03.27.

Описи справ і акти на вилучення документів на знищення

 

Постійно,

ст. 130

 

03.28.

Паспорти архівного підрозділу виконавчого апарату  районної ради

 

3 роки, ст. 131

Після заміни новим

03.29.

Номенклатура справ районної ради

 

Постійно,

ст. 112а

Після заміни новими та за умови складення зведених описів справ

 

03.30.

Листи довідково-інформаційних центрів, виробничо-комерційних фірм

 

Доки не мине потреба ЕК

 

03.31.

Акти приймання-передачі майна спільної власності територіальних громад сіл і селищ району (в оренду, на баланс, у власність), угоди на оренду

 

Постійно,

ст. 1046а

 

03.32.

Ре­є­с­т­ра­цій­ний жу­р­на­л, кар­т­ки усного прийо­му громадян головою районної ради та його заступником

 

5 років, ст. 125

 

03.33.

Ре­є­с­т­ра­цій­ний жу­р­на­л про­по­зи­цій, за­яв, скарг гро­ма­дян

 

5 років, ст. 124

 

03.34.

Зве­р­нен­ня (про­по­зи­ції, за­яви, ска­р­ги) гро­ма­дян,що надійшли до районної ради, та документи (листи, довідки, узагальнення) з їх розгляду

 

5 років, ст. 82б

У ра­зі не­од­но­ра­зо­вого зве­р­­­нен­ня – 5 р. пі­с­ля остан­ньо­го розгля­ду

03.35.

Ре­є­с­т­ри на від­пра­в­ле­ну кореспонден­цію

 

 

1 рік, ст. 128

 

03.36.

Журнал реєстрації запитів на публічну інформацію

 

5 років, ст. 124

 

03.37.

Запити на публічну інформацію та матеріали їх розгляду

 

 

5 років, ст. 82б

 

03.38.

Документи (протоколи, листи, інформації) перегляду регуляторних актів

 

5 років ЕК

 

03.39.

Листування про сертифікати клю­чів ЕЦП

 

5 років ЕПК,

ст. 2155

 

03.40.

 

 

 

 

03.41.

 

 

 

 

03.42.

 

 

 

 

 

ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ ВІДДІЛ

03.43.

Протоколи засідань координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові районної ради

 

Постійно,

ст. 14а

 

03.44.

Журнал реєстрації рішень координаційної ради з питань місцевого самоврядування при голові районної ради

 

Постійно в установі,

ст. 121а

 

03.45.

Листування з питань партнерства й співробітництва між територіальними громадами інших держав у сфері культурних відносин

 

5 років.

ст. 931

 

03.46.

Листування з організаційних  питань діяльності районної ради

 

3 роки, ст. 24

 

03.47.

Плани роботи районної ради (щомісячні)

 

Доки не мине потреба, ст.162

 

 

03.48

Протоколи загальних зборів трудового колективу виконавчого апарату районної ради

 

Постійно,

ст. 12а

 

03.49.

Колективний договір

 

Постійно в установі

ст. 395а

 

03.50

Правила внутрішнього трудового розпорядку

 

1 рік, ст. 397

Після заміни новими

03.51.

Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці

 

10 років, ст. 482

Після закінчення журналу

03.52.

 

 

 

 

03.53.

 

 

 

 

 

ЮРИДИЧНИЙ ВІДДІЛ

 

а) юридична робота

03.54.

Листування з питань нагородження, присвоєння почесних звань

 

5 років ЕПК, ст. 657

 

03.55.

Листування з правових питань

 

3 роки,  ст. 96

 

03.56.

До­ку­мен­ти (про­то­ко­ли, рішення, спи­с­ки, листи) про від­но­в­лен­ня прав ре­а­бі­лі­то­ва­них гро­ма­дян

 

Постійно,

ст. 688

 

03.57.

Листування про організацію навчання,  підвищення кваліфікації депутатів районної ради та кадрів органів місцевого самоврядування

 

5 років ЕПК, ст. 618

 

03.58.

Посадові інструкції працівників виконавчого апарату районної ради

 

5 років, ст. 43

Після заміни новими

03.59.

Листування про кадровий резерв на працівників виконавчого апарату районної ради

 

3 роки, ст. 522

 

03.60.

Особові справи працівників виконавчого апарату районної ради

 

75 років,

ст. 493в

Після звільнення

03.61.

Особові картки працівників виконавчого апарату районної ради

 

75 років,

ст. 499

Після звільнення

03.62.

Журнал обліку трудових книжок

 

50 років,

ст. 530а

 

03.63.

Журнал обліку руху особових справ

 

75 років,

ст. 528

 

03.64.

Протоколи засідань конкурсної комісії із заміщення вакантних посад

 

75 років ЕПК,

ст. 505

 

03.65.

Журнал прийому осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги у виконавчому апараті районної ради

 

3 роки, ст. 125

 

03.66.

Трудові книжки

 

50 років,

ст. 508

До запитання, не затребувані – не менше 50 років

 

03.67.

Особові справи керівників районної ради

 

Постійно,

ст. 493а

 

03.68.

 

 

 

 


 

б) трудовий архів

03.69.

Журнал реєстрації заяв, запитів громадян і організацій про надання архівних довідок, копій, витягів з документів та документи з їх виконання Трудовим архівом

 

5 років,

ст. 124

 

03.70.

Журнал реєстрації архівних довідок, копій та витягів з документів, виданих за запитами громадян і організацій Трудовим архівом

 

5 років,

ст. 141

 

03.71.

Заяви, запити громадян і організацій про надання архівних довідок, копій, витягів з документів та документи з їх виконання

 

5 років,

ст. 132

 

03.72.

Листування з районними установами, організаціями, підприємствами з основних питань діяльності

 

5 років,

ст. 23 ЕПК

 

03.73.

Аркуші фондів (книга фондів)

 

До ліквідації Трудового архіву,

ст. 130

 

03.74.

Документи (акти, протоколи, заяви) ліквідованих підприємств, організацій, в яких не формувалися справи з особового складу

 

 

До ліквідації Трудового архіву,

ст. 139

 

 

03.75.

Журнал обліку особистого прийому громадян

 

3 роки,

ст. 125

 

 

03.76.

Книга обліку видачі документів з архівосховища

 

1 рік,

ст. 140

Після закінчення журналу та повернення справ

03.77.

Річний план роботи Трудового архіву

 

5 років,

ст. 157а

 

03.78.

Річний звіт про роботу Трудового архіву

 

Постійно,

ст. 296б

 

03.79.

Паспорт трудового архіву

 

3 роки,

ст. 131

Після заміни новим

03.80.

Звіти, інформації про роботу Трудового архіву

 

До ліквідації Трудового архіву

3 роки,

ст. 296г

За відсутності річних, піврічних – до ліквідації Трудового архіву

03.81.

Справи фондів (історичні (біографічні) і тематичні довідки до фондів, акти приймання-передавання документів, акти, довідки про результати перевіряння наявності й стану документів, акти про вилучення документів, про нестачу й невиправні пошкодження документів, акти про видавання справ у тимчасове користування, огляди фондів, списки, аркуші, картки фондів)

 

Постійно,

ст. 130

У разі лі­к­ві­да­ції орга-нізації пе­ре­да­ю­ть­ся до державного архіву

03.82.

Книга обліку надходжень документів до Трудового архіву

 

До ліквідації Трудового архіву,

ст. 139

 

03.83.

Описи справ з особового складу

 

3 роки,

ст. 137

Після знищення справ

03.84.

Описи справ тривалого зберігання

 

3 роки,

ст. 137

Після знищення справ

03.85.

Описи справ тимчасового зберігання

 

3 роки,

ст. 137

Після знищення справ

03.86.

Листування з держархівом та архівними установами області

 

3 роки,

ст. 24

 

 

03.87.

Правила, положення, інструкції;

методичні вказівки та рекомендації

 

До заміни новими,

ст. 20б

 


4. Фінансово-господарські документи виконавчого апарату районної ради

 

04.01.

Пра­ви­ла, по­ло­жен­ня, регламенти, ін­ст­ру­к­ції; ме­то­ди­ч­нівка­зів­ки та ре­комен­да­ції

 

До заміни новими,

ст. 20б

 

 

04.02.

Шта­т­ніроз­пи­сита пе­ре­лі­ки

змін до них

 

Постійно,

ст. 37а

 

04.03.

Ко­ш­то­ри­си та роз­ра­хун­ки до них

 

 

Постійно,

ст. 193а

За мі­с­цем розроблення, в ін­ших ор­га­ні­за­ці­ях – до­ки не ми­не по­тре­ба

 

04.04.

Пер­вин­ні до­ку­мен­ти і до­да­т­ки до них (ка­со­ві, бан­ків­сь­кі до­ку­мен­ти, ордери, ак­ти про при­йман­ня, зда­ван­ня і спи­сан­ня май­на й ма­те­рі­а­лів, на­кла­д­ні, рахунки-фактури, аван­со­ві зві­ти тощо)

 

5 років, ст. 336

 

За умови завершення пе­ревірки державними по­дат­ковими органами з пи­тань дотримання подат­ко­вого законо-давства, а для ор­га­нів ви­ко­нав­чої вла­ди, дер­жав­них фон­дів, бюд­жет­них ор­га­ні­за­цій, су­б’єк­тів госпо­да­рю­ван­ня дер­жав­но­го сек­то­ру еко­но­мі­ки, під-при­ємств і ор­га­ні­за­цій, які от­ри­му­ва­ли кош­ти з бюд­же­т­ів усіх рів­нів та дер­жав­них фон­дів або ви­ко­рис­то­ву­ва­ли дер­жав­не чи ко­му­на­ль­не май­но, – ре­ві­зії, про­ве­де­ної ор­га­на­ми державного фінансового контролю за су­куп­ни­ми по­каз­ни­ка­ми фі­на­н­со­во-гос­по­дар­сь­кої ді­я­ль­но­с­ті. У разі ви­ни­к­нен­ня спорів (су­пе­ре­чок), по­ру­шен­ня кри­мі­на­ль­них справ, від­крит­тя су­да­ми про­вад­жен­ня у спра­вах – збе­рі­га­ю­ть­ся до ух­ва­лен­ня ос­та­точ­но­го рі­шен­ня 2Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, – 5 р.

04.05.

Об­лі­ко­вірегі­с­т­ри (го­ло­в­накни­га, книга асигнувань, оборотнівідомості, інвентарнікартки)

 

5 років, ст. 351

 

Див. примітки до пункту 04.04. 

04.06.

Журнали реєстрації (касових ордерів, довіреностей, платіжнихдокументів)

 

5 років,

ст. 352г

 

Див. примітки до пункту 04.04. 

04.07

Жу­р­на­л об­лі­ку до­ро­ж­ніх ли­с­тів

 

 

5 років,  

ст. 1109

Див. примітки до пункту 04.04. 

04.08.

Жу­р­на­ли об­лі­ку пе­реві­рок та

ре­візій

 

5 років, ст. 86

 

 

04.09.

Жу­р­на­ли об­лі­ку ви­да­чі по­свід­чень про від­ря­джен­ня

 

5 років, ст. 533

Пі­с­ля закінчен­ня журна­лу

 

 

04.10.

Річна фінансова звітність з примітками до неї

 

Постійно,

ст. 311б

За мі­с­цем складення, в ін­ших ор­га­ні­за­ці­ях – до­ки не ми­не по­тре­ба

 

 

04.11.

Квартальна фінансова звітність з примітками до неї

 

3 роки,

ст. 311в

За від­су­т­ності рі­ч­них – постійно

04.12.

Квартальні звіти про нарахування та перерахування страхових внесків на державне (пенсійне, на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю тощо)

 

Постійно,

ст. 322г

 

04.13.

Місячні звіти про нарахування та перерахування страхових внесків на державне та недержавне соціальне страхування (пенсійне, на випадок безробіття, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю тощо)

 

Постійно,

ст. 322 ґ

 

 

04.14.

До­ку­мен­ти про ви­пла­ту до­по­мо­ги, опла­ту ли­с­т­ків не­пра­це­з­да­т­но­с­ті з фон­ду со­ці­аль­но­го стра­ху­ван­ня

 

3 роки,

ст. 320

 

04.15.

Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників

 

75 років,

ст. 317а

 

04.16.

Договори, довіреності на право управління майномта документи (акти, рішення, листи тощо) про передачу майна у довірче управління

 

10 років,

ст. 49

Після закінчення дії договору (довіреності)

04.17.

До­ку­мен­ти (пла­ни, зві­ти, про-токоли, акти, довідки, доповідні записки) до­ку­мен­таль­них ре­ві­зій, перевірок та аудиту фінансово-господарської ді­я­ль­но­с­ті, кон­т­ро­ль­но-ре­ві­зій­ної ро­бо­ти, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо

 

5 років,

ст. 341

 

04.18.

Листування про фінансово-господарську діяльність

 

3 роки,

ст. 349

 

04.19.

До­го­во­ри, уго­ди (аудиторські, го­с­по­дар­сь­кі, опе­ра­цій­нітощо)

 

3 роки,

ст. 330

Див. примітки до пункту 04.04. 

04.20.

До­го­во­ри про повну ма­те­рі­аль­ну від­по­ві­даль­ність

 

3 роки,

ст. 332

Пі­с­ля зві­ль­нен­ня ма­те­рі­аль­но      ві­д­по­ві­даль­ної осо­би

04.21.

Заяви про при­йняття у чле­ни гро­мад­сь­кої ор­га­ні­за­ції

 

 

3 роки,

ст. 1237

Пі­с­ля ви­бут­тя з чле­нів гро­­мад­сь­кої ор­га­ні­за­ції

 

 

04.22.

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо

 

5 років,

ст. 345

Див. примітки до пункту 04.04. 

04.23.

 

 

 

 

04.24.

 

 

 

 

ПРОФСПІЛКОВИЙ КОМІТЕТ

05.01.

Протоколи зборів первинної профспілкової організації працівників виконавчого апарату районної ради

 

Постійно,

ст. 1227а

У пер­вин­них ор­га­ні­за­ці­ях – 10 р.

05.02.

Бухгалтерські та банківські документи з надходження і використання коштів

 

5 років ЕПК,

ст. 1244